1. Fijar la fecha de la asamblea
Según la Ley, las asambleas generales deberán realizarse en la fecha estipulada por el reglamento de la propiedad horizontal. En el caso de que no haya una fecha establecida, la asamblea deberá realizarse en los primeros 3 meses después del vencimiento del período fiscal.
Teniendo en cuenta esta información, deberás revisar cuál es la fecha establecida en el manual o definir una dentro del plazo.
2. Convocatoria
La convocatoria a la asamblea es realizada por el administrador de la propiedad y debe realizarse con un mínimo de 15 días hábiles de antelación a la fecha del evento. Deberás informar a todos los interesados, además de las recomendaciones generales, la fecha, hora y lugar. También se debe informar el tipo de penalidad al que se incurre en caso de inasistencia.
3. Establecer la agenda y los puntos de la asamblea
Es importante que en la organización de la asamblea de copropietarios exista una agenda del día, con los temas que deben ser revisados y aprobados por los propietarios.
4. Organizar la logística del evento
Dependiendo del tamaño de la propiedad, se hará necesario el alquiler de sillas, carpas y equipos de sonido con micrófono. Es importante que tengas en cuenta todos estos elementos para evitar problemas y perder tiempo al momento del evento.
En caso de asamblea virtual: Debido a la pandemia, muchos eventos de este tipo comenzaron a realizarse de manera virtual. En este caso es importante que utilices una plataforma que garantice la participación de los asistentes y que tenga buena estabilidad en su conexión.
Requisitos para la convocatoria a asamblea de copropietarios
Como este evento está regulado por la Ley, es fundamental que tengas en cuenta los requisitos para llevarla a cabo, desde su organización hasta su culminación.
Definición de fecha de realización
Penalizaciones por inasistencia
La normativa de cada propiedad horizontal estipula la penalización por inasistencia. Te recomendamos revisar este tipo de multas y que los propietarios estén en conocimiento de las sanciones en caso de incumplimiento.
Asamblea extraordinaria
En caso de imprevistos, es posible convocar a una asamblea extraordinaria. Es importante tener en cuenta que este evento no necesariamente puede ser convocado por el administrador. También puede ser convocado por el revisor fiscal, o un grupo de propietarios que representen por lo menos la quinta parte de los habitantes de copropiedad.
5 consejos para organizar una asamblea de copropietarios exitosa
Para evitar que las asambleas de copropietarios sean un dolor de cabeza para ti y para los asistentes, preparamos 5 consejos para que puedas organizar una asamblea rápida y eficiente.
Establece los objetivos de la reunión
Aunque llevar a cabo la asamblea de copropietarios es una obligación por Ley, es importante que, como administrador, estipules los objetivos de la reunión para tener claros los temas a tocar y evitar perder tiempo o una jornada sin resultados.
Abre un espacio para recibir observaciones antes de la asamblea
Para evitar que el día de la asamblea se toquen temas que no estaba planeados para la jornada, puedes enviar con bastante tiempo de antelación un formato donde los propietarios puedan sugerir temas a ser tratados el día del evento.
Envía la agenda de la asamblea a los copropietarios
Ya teniendo la programación de la jornada, es importante que se la hagas llegar a los asistentes. De esta forma, todos sabrán de forma consolidada los temas a tratar, los tiempos de intervención permitidos y las reglas del evento.
Envía el formato de poder a un tercero en caso de inasistencia
Como ya sabes, la inasistencia a la asamblea general puede acarrear penalizaciones y multas. Por lo tanto, es fundamental que hagas llegar el formato de poder a un tercero con anterioridad, para evitar malentendidos.
Conclusión
Ahora que ya conoces qué es una asamblea de copropietarios, cuáles son los requisitos y los consejos para llevarla a cabo de manera exitosa, es importante que mantengas siempre informado a tu equipo de trabajo, así como a los comités conformados de la propiedad horizontal
